Załącznik

 do Instrukcji Zarządzania

POLITYKI OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

 

 

MONITORING W PLACÓWKACH OŚWIATOWYCH

 

1. Zasady funkcjonowania monitoringu

2. Regulamin monitoringu:

Załącznik nr 1 – wniosek o udostępnienie materiałów z monitoringu

Załącznik nr 2 – ewidencja monitorowanych miejsc i oznaczeń informacyjnych

 

 

ZASADY FUNKCJONOWANIA MONITORINGU

 

1. 25 maja 2018 r., w dniu rozpoczęcia stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej L 119/1), zwanego dalej „RODO”, obowiązywać zaczęły zmiany w przepisach wprowadzone ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000), zwanej dalej „Ustawą”, dotyczące stosowania monitoringu wizyjnego.

 

Nie przewidziano w nich żadnych okresów przejściowych, zatem należy wnioskować, że zawarte w nich normy prawne, jak również normy wyrażone w przepisach Rozporządzenia Ogólnego, stosować należy zarówno do obecnie wdrażanych systemów monitoringu jak i tych funkcjonujących już wcześniej.

 

2.         Podstawą stosowania monitoringu wizyjnego przez podmioty publiczne jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. W przypadku placówek oświatowych delegacja do realizacji zadań związanych z monitoringiem znajduje się w art. 108a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz.U. 2018 poz. 996 tekst jedn. ze zm.):

 

Art. 108a 1.    Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochrony mienia dyrektor szkoły lub placówki, w uzgodnieniu z organem prowadzącym szkołę lub placówkę oraz po przeprowadzeniu konsultacji z radą pedagogiczną, radą rodziców i samorządem uczniowskim, może wprowadzić szczególny nadzór nad pomieszczeniami szkoły lub placówki lub terenem wokół szkoły lub placówki w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). 2.    Monitoring nie powinien stanowić środka nadzoru nad jakością wykonywania pracy przez pracowników szkoły lub placówki. 3.    Monitoring nie obejmuje pomieszczeń, w których odbywają się zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze, pomieszczeń, w których uczniom jest udzielana pomoc psychologiczno-pedagogiczna, pomieszczeń przeznaczonych do odpoczynku i rekreacji pracowników, pomieszczeń sanitarnohigienicznych, gabinetu profilaktyki zdrowotnej, szatni i przebieralni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne ze względu na istniejące zagrożenie dla realizacji celu określonego w ust. 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych uczniów, pracowników i innych osób, w szczególności zostaną zastosowane techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. 4.    Nagrania obrazu zawierające dane osobowe uczniów, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, szkoła lub placówka przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od dnia nagrania. 5.    Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 4, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe uczniów, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. 6.    Dyrektor szkoły lub placówki informuje uczniów i pracowników szkoły lub placówki o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty w danej szkole lub placówce, nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu. 7.    Dyrektor szkoły lub placówki przed dopuszczeniem osoby do wykonywania obowiązków służbowych informuje ją na piśmie o stosowaniu monitoringu. 8.    W przypadku wprowadzenia monitoringu dyrektor szkoły lub placówki oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż dzień przed jego uruchomieniem. 9.    Dyrektor szkoły lub placówki uzgadnia z organem prowadzącym szkołę lub placówkę odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przechowywanych nagrań obrazu oraz danych osobowych uczniów, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, uzyskanych w wyniku monitoringu.

           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

REGULAMIN MONITORINGU

 

Regulamin Monitoringu (zwany dalej: „Regulamin”) określa cel i zasady funkcjonowania monitoringu wizyjnego na terenie placówki  a także określa podstawę prawną funkcjonowania monitoringu i procedury dotyczące postępowania z danymi osobowymi pozyskanymi w procesie monitorowania placówki i terenów wokół niej.

 

opcjonalnie w zależności od tego czy w danej placówce monitoring już funkcjonował, czy dopiero będzie wprowadzany należy odnotować

 

Założenie monitoringu zostało poprzedzone konsultacjami z organem prowadzącym placówkę, radą pedagogiczną, radą rodziców i samorządem uczniowskim.

 

lub

 

W związku ze zmianą przepisów przeprowadzone zostały konsultacje z organem prowadzącym placówkę, radą pedagogiczną, radą rodziców i samorządem uczniowskim uwzględniające przegląd dotychczasowych rozwiązań w funkcjonującym monitoringu. Analiza rozmieszczenia kamer, funkcjonowania obowiązku informacyjnego i zgodności z prawem dotychczasowych zasad wykorzystywania monitoringu wizyjnego.

 

Pracownicy, współpracownicy i uczniowie zostali poinformowani o działaniu monitoringu wizyjnego, jednocześnie w miejscach jego stosowania zamieszczono stosowne oznaczenia.

 

I. PODSTAWA PRAWNA

 

1. ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r.  Prawo oświatowe art. 108 a (Dz.U. z 2018 r. poz. 996)
2. ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o Ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000)
3. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE  (4.5.2016 L 119/38 Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej PL).

 

II. CELE WPROWADZENIA MONITORINGU WIZYJNEGO

 

1. Wprowadzony przez placówkę monitoring ma na celu:

• zapewnienie bezpieczeństwa uczniów i pracowników szkoły,
• ochronę mienia.

 

III. ZASADY PROWADZENIA MONITORINGU WIZYJNEGO

 

1. Placówka posiada system monitoringu wizyjnego, w którego skład wchodzą:

a.       4  kamery rejestrujących obraz zamieszczonych zewnątrz budynków,

b.        1  stanowisko umożliwiające podgląd rejestrowanego obrazu w czasie rzeczywistym jak również jego późniejsze odtworzenia.

2.       Urządzenie rejestrujące i stanowiska pozwalające podgląd znajdują się w gabinecie dyrektora zastosowane są środki techniczne i organizacyjne chroniące je przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub dostępem osób nieupoważnionych.

3.       Szczegóły rozmieszczenia kamer i tablic informujących znajdują się w załączniku nr 2 do Regulaminu.

4.       Osoby postronne, w tym uczniowie, nie mają dostępu do pomieszczeń w których znajduje się urządzenie nagrywające i/lub stanowiska umożliwiające odczyt nagrań.

5.       Monitoring wizyjny działa całodobowo.

6.       Zrealizowane nagrania są przechowywane najdłużej przez trzy miesiące, następnie są (opcjonalnie w zależności od zasad obowiązujących w danej Organizacji) automatycznie kasowane, usuwane ręcznie lub  automatycznie nadpisywane przez kolejne nagranie.

7.       Nagrania z monitoringu na których utrwalone zostały sytuacje wskazujące na niezgodność z prawem lub powszechnie stosowanymi normami społecznymi będą archiwizowane poprzez zapisanie na trwałym nośniku danych i przechowywane do wyjaśnienia.

8.       Jeśli udostępniono osobom trzecim lub organom do tego upoważnionym utrwalone materiały pochodzące z monitoringu Administrator również zachowa ich utrwaloną kopię do czasu wyjaśnienia.

 

IV. ZASADY WYKORZYSTANIA MONITORINGU WIZYJNEGO

 

1. Osoby mające dostęp do urządzeń pozwalających śledzić obraz z monitoringu w czasie rzeczywistym lub mogące przeglądać nagrane wcześniej materiały muszą dysponować odpowiednim upoważnieniem nadanym przez Administratora Danych. Są też zobowiązane do zachowania nieujawniania żadnych danych zarejestrowanych przez monitoring.
2. Osoby mające dostęp do urządzeń wymienionych w pkt. 1 zobowiązane są każdorazowo odnotowywać dostęp do materiałów archiwalnych.
3. Nagrania z monitoringu mogą być wykorzystywane jedynie w celach dla jakich powstały. Tym samym nie mogą być podstawą do weryfikacji pracy osób zatrudnionych lub współpracujących z Administratorem.
4. Nagrania mogą być udostępniane organom upoważnionym na pisemną prośbę w celu wyjaśnienia prowadzonej sprawy. W szczególnych przypadkach Administrator może udostępnić nagranie osobom trzecim.
5. Korzystając z monitoringu Administrator jest zobowiązany realizować prawa osób monitorowanych, jakimi są w szczególności:

• prawo do informacji – na terenie placówki znajdują się tablice informujące o monitoringu, o administratorze danych z monitoringu i celu korzystania z monitoringu, oraz wskazaniu gdzie można otrzymać pełne informacje z nim związane; ponadto w sekretariacie placówki dostępna jest pełna informacja dotycząca monitoringu,
• prawo dostępu do nagrań,
• prawo żądania usunięcia danych,
• prawo do anonimizacji wizerunku,
• prawo do minimalizacji okresu przetwarzania danych (do trzech miesięcy).

 

V. ZASADY PRZEKAZYWANIA UTRWALONYCH MATERIAŁÓW Z MONITORINGU

 

1. Przedstawiciel upoważnionych organów lub osoba trzecia, której udostępnia się utrwalone na nośniku materiały z monitoringu, sporządza z ich otrzymania protokół.
2. W protokole odbioru znajduje się opis przekazanych materiałów uwzględniający obszar, zakres czasowy (godzina, dzień, miesiąc, rok), opis wydarzenia, którego dotyczy nagranie i informację, z której kamery pochodzi.
3. Protokoły przekazania danych przechowywane są w dokumentacji związanej z monitoringiem z uwzględnieniem środków technicznych i organizacyjnych chroniących je przed zniszczeniem, modyfikacją czy nieuprawnionym ujawnieniem.
4. Kopie nagrań z monitoringu i ich zapis na przenośnych nośnikach danych realizuje osoba nadzorująca funkcjonowaniem monitoringu. Jest ona również odpowiedzialna za wszelką dokumentację związaną z tym procesem.
5. W przypadku zaistnienia niebezpiecznych sytuacji w godzinach zamknięcia placówki lub dniach wolnych, działania wyjaśniające prowadzone są po powzięciu informacji o ich miejscu.
6. Zarejestrowane przez urządzenia monitorujące nagrania nie mogą być odtwarzane w obecności osób nieupoważnionych.

 

VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

1. Osobą nadzorującą prawidłowe działanie monitoringu i odpowiedzialną za przydzielanie uprawnień dostępu osobom upoważnionym, zmianę haseł, a także udostępnianie nagrań osobom trzecim i uprawnionym instytucjom jest dyrektor przedszkola.
2. Procesy przetwarzania danych w ramach monitoringu nadzoruje osoba wskazana w pkt. 1 i Inspektor Ochrony Danych.
3. O sprawach nieuregulowanych w Regulaminie decyduje dyrektor placówki.
4. Zapisy Regulaminu mogą ulec zmianie w związku ze zmianami przepisów, zmianami organizacji procesów ochrony danych osobowych, a także w sytuacji wystąpienia nadzwyczajnych okoliczności dotyczących konkretnej zarejestrowanej sytuacji.
5. Obowiązujące zasady wykorzystania monitoringu wchodzą w życie z dniem 25.05.2018r..

 

Załącznik nr 1 – wniosek o udostepnienie materiału z monitoringu

 

Załącznik nr 2 – ewidencja miejsc monitorowanych i oznaczeń informacyjnych